NewDetail

AICEP
Agência para o Investimento e Comércio Externo de Portugal

CABEÇALHO

O teletrabalho é uma ferramenta muito útil e que permite contornar, em parte, a situação de incerteza gerada pelo COVID-19. Se a sua implementação for realizada de forma adequada, pode vir a revelar-se o elemento que faltava para que muitas pequenas e médias empresas (PMEs) possam enfrentar os desafios organizacionais do futuro.

A Sage propõe um conjunto de medidas para a implementação do teletrabalho nas PME.

 

1. Elaboração de um plano de contingência

O ideal seria tê-lo já definido antes desta crise, mas perante uma situação sem precedentes, é essencial que as PME sejam rápidas na definição do seu plano de acção. Este plano deverá englobar não apenas decisões que digam respeito à equipa de direcção, mas também orientações sobre como esta se deve relacionar com os colaboradores e outras partes interessadas (clientes, parceiros, fornecedores, etc).

 

2. Avaliação de meios

Geralmente o teletrabalho não exigir equipamentos nem dispositivos sofisticados, mas é importante que cada colaborador trabalhe com as soluções e aplicações mais úteis para a situação. É ideal dispor de soluções de gestão online ou na cloud, uma vez que são altamente colaborativas e podem ser controladas a partir de qualquer lugar.

 

3. Avaliação de tarefas impossíveis com o teletrabalho

Deve ser feita uma avaliação de todas as tarefas e a viabilidade da sua realização de forma remota. É necessário analisar o impacto que as tarefas que não se podem realizar dessa forma terão nos processos, nos recursos materiais e humanos da empresa e nas suas relações externas.

 

4. Avaliação de colaboradores críticos

Os colaboradores vão enfrentar os processos de teletrabalho segundo as suas respectivas experiências, competências e formação. As empresas devem acompanhar mais de perto os colaboradores com mais responsabilidade, mas que se preveja que podem encontrar mais dificuldades neste processo, podem até considerar a sua orientação personalizada.

 

5. Elaboração de indicadores de acompanhamento

As PME devem definir indicadores objectivos, simples de interpretar, continuamente acessíveis e informativos sobre como o desempenho dos colaboradores e como devem enfrentar as tarefas. Estes indicadores permitirão avaliar os progressos realizados na experiência do teletrabalho.

 

6. Análise do impacto externo

Muitos encontros terão de ser adiados e alguns serviços terão de ser prestados ou recebidos de forma diferente. Neste sentido, é necessário um esforço maior de agenda e de comunicação para enfrentar estas mudanças da forma mais suave possível.

 

7. Comunicação aos colaboradores

O feedback dos colaboradores relativamente ao plano de acção é muito importante e poderá implicar algumas rectificações. É importante delinear um fluxo adequado de comunicação, incluindo a escolha dos melhores momentos para transmitir informações, de que forma deverá ser feito e a quem.

 

8. Início da experiência

Os indicadores definidos devem orientar as PME na avaliação do que está, ou não, a ser bem realizado. Será necessário ir analisando os desvios e propondo medidas de correcção.

 

9. Regresso à normalidade

Também a operação de retorno à normalidade deve ser planificada. Pode acontecer que algumas das tarefas que tenham sido efectuadas com tanto sucesso que se pretenda a continuação da sua execução de forma remota. Seja como for, é muito importante a comunicação durante o processo de reajustamento das operações.

 

10. Avaliação dos resultados

 

Após a experiência de teletrabalho em situações de crise, existem três aspectos essenciais que importa avaliar:

  • Qual foi o impacto da crise? O teletrabalho remoto contribuiu para moderá-lo?
  • Que ensinamentos se retiram sobre a aplicação do teletrabalho à empresa, e sobre a sua robustez face a situações de crise?
  • Como se comportou a empresa em comparação com os seus concorrentes directos?

Partilhar